Kasa fiskalna to nieodłączny element prowadzenia wielu działalności gospodarczych w Polsce. Dla przedsiębiorców kluczowe jest zrozumienie, kiedy jej posiadanie staje się obowiązkowe oraz jakie limity obrotów zwalniają z tego wymogu. W artykule wyjaśniamy najważniejsze zasady dotyczące kas fiskalnych, obowiązków z nimi związanych oraz aktualnych limitów zwolnień.
Czym jest kasa fiskalna i kto musi ją posiadać
Kasa fiskalna to urządzenie służące do rejestrowania sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jej głównym zadaniem jest ewidencjonowanie obrotów i kwot podatku dla celów podatkowych, co zapewnia transparentność transakcji i prawidłowe rozliczenia z urzędem skarbowym.
Zgodnie z przepisami, obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy:
- Sprzedają towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych
- Przekroczyli określony limit obrotów ze sprzedaży na rzecz tych podmiotów
- Prowadzą działalność w branżach objętych bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy, niezależnie od wysokości obrotów
Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące sprzedaż, które umożliwia prawidłowe obliczanie i ewidencjonowanie podatku VAT, a także drukowanie paragonów fiskalnych dla klientów.
Limit obrotów zwalniający z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Podstawowym kryterium determinującym obowiązek instalacji kasy fiskalnej jest wysokość obrotów ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Aktualnie obowiązujący limit wynosi 20 000 zł netto rocznie – po jego przekroczeniu przedsiębiorca musi zainstalować kasę fiskalną.
Warto pamiętać o kilku istotnych zasadach dotyczących tego limitu:
- Limit dotyczy obrotów z poprzedniego roku podatkowego lub, w przypadku nowych firm, przewidywanych obrotów w bieżącym roku
- Po przekroczeniu limitu przedsiębiorca ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną najpóźniej po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie
- Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych
- Sprzedaż dokumentowana fakturami (na żądanie klienta) nie jest wliczana do limitu obrotów
Przykład obliczania limitu
Załóżmy, że przedsiębiorca rozpoczął działalność w styczniu 2024 roku. Do końca kwietnia jego obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych wyniosły 18 000 zł netto. W maju obroty wyniosły 3 000 zł, co oznacza przekroczenie limitu 20 000 zł. W tej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną najpóźniej do końca lipca 2024 roku (dwa miesiące po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie).
Branże z bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej
Niektóre branże muszą posiadać kasę fiskalną od pierwszego dnia działalności, niezależnie od wysokości obrotów. Dotyczy to sektorów, w których ryzyko nieprawidłowości w ewidencjonowaniu sprzedaży jest szczególnie wysokie. Do najważniejszych należą:
- Usługi gastronomiczne, z wyjątkiem usług świadczonych na pokładach samolotów
- Sprzedaż napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%
- Dostawa perfum i wód toaletowych
- Sprzedaż części do pojazdów samochodowych
- Usługi naprawy pojazdów silnikowych
- Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne
- Usługi prawnicze
- Usługi medyczne świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów
- Usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej
- Usługi hotelarskie i krótkotrwałego zakwaterowania
Ważne: Lista branż objętych bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej jest znacznie dłuższa. Pełny wykaz znajduje się w aktualnym rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Przepisy przewidują również zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej dla określonych rodzajów działalności, niezależnie od wysokości obrotów. Zwolnienia te dotyczą głównie transakcji, które z natury są łatwe do weryfikacji lub odbywają się w całości drogą elektroniczną. Do najczęściej spotykanych zwolnień należą:
- Dostawa towarów i świadczenie usług, które są rozliczane w formie zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, otrzymywanych wyłącznie za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej
- Sprzedaż biletów komunikacji miejskiej
- Dostawa energii elektrycznej, cieplnej i gazu przewodowego
- Usługi telekomunikacyjne
- Dostawa towarów w systemie wysyłkowym, jeśli zapłata następuje za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie oznacza zwolnienia z obowiązku dokumentowania sprzedaży. Przedsiębiorca nadal musi prowadzić ewidencję sprzedaży w innej formie, np. za pomocą rejestru sprzedaży.
Kasy fiskalne online – nowy standard
Od 2019 roku stopniowo wprowadzany jest obowiązek stosowania kas fiskalnych online, które w czasie rzeczywistym przesyłają dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Jest to element uszczelniania systemu podatkowego, który ma na celu ograniczenie szarej strefy i zwiększenie wpływów z podatków.
Harmonogram wprowadzania kas online obejmuje różne branże w różnych terminach. Obecnie większość nowo rejestrowanych kas musi być kasami online. Przedsiębiorcy, którzy już używają kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, mogą ich używać do czasu wymiany na kasy online zgodnie z harmonogramem dla danej branży lub do momentu konieczności wymiany kasy na nową.
Ulga na zakup kasy fiskalnej
Przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy instalują kasę fiskalną, mogą skorzystać z ulgi podatkowej, która znacząco obniża koszt inwestycji. Ulga ta wynosi 90% ceny zakupu kasy (bez podatku VAT), ale nie więcej niż 700 zł w przypadku kas standardowych lub 1000 zł w przypadku kas online.
Aby skorzystać z ulgi, należy:
- Złożyć wniosek o zwrot kwoty wydanej na zakup kasy
- Fiskalizację kasy przeprowadzić przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży
- Złożyć do naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie o miejscu instalacji kasy
- Użytkować kasę zgodnie z przepisami przez minimum 3 lata
Konsekwencje braku kasy fiskalnej
Niedopełnienie obowiązku instalacji kasy fiskalnej może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Kary za brak kasy fiskalnej są dotkliwe i mogą znacząco wpłynąć na rentowność przedsiębiorstwa, a nawet zagrozić jego dalszemu funkcjonowaniu. Przedsiębiorca, który wbrew obowiązkowi nie ewidencjonuje sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, może zostać ukarany:
- Dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług
- Karą grzywny za wykroczenie skarbowe, która może wynieść nawet 41 600 zł
- W przypadku powtarzających się naruszeń, możliwe jest nałożenie kary w wysokości do 180-krotności minimalnego wynagrodzenia
Przedsiębiorca może również zostać zobowiązany do zainstalowania kasy fiskalnej w trybie natychmiastowym.
Znajomość przepisów dotyczących kas fiskalnych jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż na rzecz osób fizycznych. Regularne monitorowanie obrotów, śledzenie zmian w przepisach oraz terminowa instalacja kasy fiskalnej pozwolą uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji i prowadzić działalność zgodnie z prawem. Warto również rozważyć konsultację z księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże określić, czy w konkretnym przypadku istnieje obowiązek posiadania kasy fiskalnej, a jeśli tak, to jaki jej rodzaj będzie najbardziej odpowiedni.